Cuối năm là thời điểm để các Doanh nghiệp tổ chức hội họp, tổng kết, chúc mừng cho quá trình sản xuất kinh doanh trong suốt 1 năm qua; đồng thời là hoạt động trao thưởng cho các cá nhân, tập thể có thành tích lao động xuất sắc nhất; đây cũng là cơ hội để Doanh nghiệp gửi thông điệp và những món quà tri ân đến khách hàng của mình.

Thông thường, đối tượng tham gia vào Hội nghị thường là các đối tác, khách hàng và đại diện CB-CNV của Doanh nghiệp. Hội nghị quy mô nhỏ có số lượng khách từ 150 – 250 khách, Hội nghị quy mô vừa từ 350 – 450 khách, và Hội nghị quy mô lớn được tính từ 500 khách trở lên.

Để tổ chức một chương trình Hội nghị thành công như mong đợi, cả Client và Agency cần trải qua nhiều công đoạn chuẩn bị cẩn thận và chỉnh chu. Sau đây là 05 lưu ý cơ bản mà GTO Media muốn nhấn mạnh:

1. Khảo sát khu vực tổ chức Hội nghị

Client và Agency nên liệt kê một số tiêu chí nhất định để có thể lựa chọn sảnh Hội nghị ưng ý, ví dụ nơi tổ chức cần đáp ứng các yêu cầu sau:

- Có kinh nghiệm tổ chức nhiều loại hình Hội nghị, ít nhất là Khách sạn 4 sao trở lên

- Ước lượng được quy mô, sức chứa phù hợp với số lượng khách mời dự kiến.

- Kiểm tra các trang thiết bị đủ công suất và phù hợp với nhu cầu sử dụng

- Đo đạc các vị trí dự kiến trang trí và lắp đặt các bộ nhận diện thương hiệu

- Định hình các vị trí tập kết thiết bị khi đưa từ ngoài vào, kho bãi đậu đỗ xe, đội ngũ an ninh – bảo vệ,...

2. Lên kế hoạch xây dựng nhận diện thương hiệu

- Phướn truyền thông trên các tuyến đường (nếu có)

- Banroll/banner chào mừng sự kiện

- Backdrop thông tin về sự kiện

- Photo-booth chụp hình

- Hashtag chụp hình

- Sticker

- Standee dẫn lối/Standee thông tin

- Tờ rơi, brochure, catalogue,...

- Backdrop màn hình led

3. Xây dựng kịch bản chương trình

- Kịch bản chương trình Hội nghị cuối năm không mang tính thuyết trình học thuật như các chương trình Hội nghị truyền thống. Hội nghị cuối năm là sự kiện để tăng tính giao lưu, gắn kết, tri ân, khen thưởng, vì vậy kịch bản chương trình có tính linh hoạt thông qua các hoạt động biểu diễn ca múa nhạc, minigame kích hoạt trong chương trình,...

- Flow cơ bản trong một Kịch bản Hội nghị cuối năm:

            + Đón khách

            + Biểu diễn mở màn

            + Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu

            + Phát biểu của các Đại diện

            + Trao thưởng biểu dương thành tích

            + Khai tiệc, dùng tiệc

            + Biểu diễn văn nghệ trong tiệc

            + Minigame

            + Biểu diễn tự do của khách tham dự

4. Thi công, trang trí khu vực tổ chức

Để công đoạn thi công, trang trí đạt được thẩm mỹ và gây sự chú ý đối với khách mời như đúng mong muốn của Doanh nghiệp thì trước tiên cần chuẩn bị chất liệu đúng. Sản phẩm in ấn phải đảm bảo đúng thiết kế và màu sắc nhận diện của thương hiệu, của Doanh nghiệp.

Chất liệu thi công, in ấn có nhiều loại, điển hình là: bạt hiflex, decal, pp, vải, giấy mỹ thuật,... được gia cố, định hình trên các vật liệu phổ biến như formex, sắt, nhựa, kính cường lực, aluminium, đèn led,...Điều lưu ý đặc biệt là quá trình thi công đảm bảo an toàn tuyệt đối về người và hiện trường, để tránh tai nạn hoặc sự cố ảnh hưởng đến mỹ quan của khu vực tổ chức.

5. Tổng duyệt trước chương trình

Quy trình tổng duyệt trước chương trình (Rehearsal) là vô cùng cần thiết, khi đó Nhân sự và Thiết bị Kỹ thuật được kết nối, tập luyện với nhau trước, đây cũng là thời gian để cả ekip cùng tập dượt và phát hiện “lỗ hổng” để kịp thời điều chỉnh.

Tổng duyệt giúp cả client và agency cân-đong-đo-đếm được chính xác thời gian phân bổ trong Kịch bản đã phù hợp hay chưa. Điều này sẽ hạn chế được các rủi ro, lúng túng khi có phát sinh trong thực tế sự kiện.
========================
GTO Media - Đơn vị Sự kiện & Truyền thông tại Nha Trang, Quy Nhơn, Phú Quốc, Đà Nẵng - Chuyên lên ý tưởng và tổ chức Hội nghị cuối năm cho Doanh nghiệp.