BẠN ĐÃ HIỂU BAO NHIÊU % VỀ NGHỀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN?

07/11/2019 | 5:55:00

1. Khái niệm về sự kiện?

Sự kiện (Event) là một hoạt động có chủ đích diễn ra tại một thời điểm nhất định, tại một địa điểm nhất định, tập trung ý tưởng và nguồn lực để truyền đạt một thông điệp xác định nào đó, tạo sự chú ý và thu hút sự quan tâm của các đối tượng tham gia.

Trong Marketing, Event được định nghĩa là những hoạt động Marketing liên quan đến những sự kiện mang tính giáo dục, quảng bá sản phẩm hay định vị ưu thế của sản phẩm, thương hiệu trên thị trường.

Một số loại hình sự kiện liên quan đến hoạt động tiếp thị và thương mại của các doanh nghiệp điển hình như: tổ chức hội nghị, hội thảo, khai trương, giới thiệu sản phẩm, hội chợ, triển lãm,…

2. Tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện thực chất là việc tổ chức thực hiện các phần việc cho một “SỰ KIỆN” diễn ra, từ khi nó bắt đầu hình thành trong ý tưởng cho đến khi nó kết thúc.

Tổ chức sự kiện là tổ chức các hoạt động trong các lĩnh vực xã hội, thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao,… thông qua các hình thức như hội thảo, hội nghị, họp báo, triển lãm, lễ hội,…nhằm mục đích truyền đi những thông điệp mà người làm sự kiện muốn công chúng của mình nhận thức được.

Ở những nước phát triển tổ chức sự kiện được xem như một ngành, một nghề đặc thù. Vì thế, họ đã có cả một hệ thống lý luận về nghề nghiệp tương đối đầy đủ và chặt chẽ. Theo đó, tổ chức sự kiện bao hàm các lĩnh vực khá rộng như:

– Bussiness event: là các sự kiện liên quan đến lĩnh vực kinh doanh

– Corporate events: Là các sự kiện liên quan đến doanh nghiệp như lễ kỷ niệm ngày thành lập, hội thảo, hội nghị,…

– Fundraising events: Là các sự kiện nhằm mục đích gây quỹ

– Exhibitions: Là các hoạt động triển lãm

– Trade fairs: Là việc tổ chức các hội chợ thương mại

– Entertainment events: Các sự kiện mang tính chất giải trí

– Concerts/live performances: Các bổi biểu diễn trực tiếp, đêm hòa nhạc,..

– Festive events: Là các lễ hội, liên hoan, Festive,…

– Government events: Là các sự kiện của các cơ quan nhà nước như đại hội đảng, hội nghị trung ưng đảng,…

– Meetings: Là các buổi gặp gỡ giao lưu, họp hành,…

– Seminars: Là các buổi hội thảo chuyên đề

– Workshops: Bán hàng

– Conferences: Là các buổi Hội thảo

– Conventions: Là các buổi Hội nghị

– Social and cultural events: Các sự kiện về văn hoá, xã hội

– Sporting events: Các sự kiện trong lĩnh vực thể thao

– Marketing events: Các sự kiện liên quan tới marketing

– Promotional events: Các sự kiện kết hợp khuyến mãi và xúc tiến thương mại

– Brand and product launches: Các sự kiện liên quan đến thương hiệu, sản phẩm…

3. Vai trò của sự kiện và tổ chức sự kiện:

Việc tổ chức sự kiện thực chất là việc tạo ra một "cái cớ" để nhằm thu hút sự quan tâm và chú ý của giới truyền thông và đối tượng công chúng mục tiêu.

Tổ chức sự kiện đóng vai trò như một công cụ quan trọng trong các hoạt động tiếp thị, quảng bá chỉ đứng sau nghiên cứu thị trường và quảng cáo. Các doanh nghiệp tổ chức Event nhằm đánh bóng cho sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của mình từ đó giúp tăng doanh số bán của doanh nghiệp.

Một “SỰ KIỆN” thành công sẽ nó tạo ra được những tác động truyền thông hiệu quả đến với những người đã tham gia vào nó. Còn một sự kiện thất bại có thể làm suy giảm giá trị cũng như hình ảnh thương hiệu đối với công chúng.



4. Mục đích của tổ chức sự kiện:

Mục đích của sự kiện chính là những kết quả mà nhà đầu tư và nhà tổ chức sự kiện định ra nhằm phấn đấu đạt được trong quá trình thực hiện sự kiện đó. Thông thường một sự kiện thường hướng đến 3 mục đích chính sau:

– Nhằm hỗ trợ cho các chiến dịch truyền thông xây dựng và phát triển hình ảnh sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của nhà đầu tư.

– Giúp cải thiện hoặc làm thay đổi nhận thức của công chúng đối với thương hiệu hay nhãn hiệu của nhà đầu tư.

– Phát triển tối đa những hiệu ứng truyền thông nhằm chạm đến cảm xúc của khách hàng mục tiêu.

Ngoài ra, tổ chức sự kiện còn nhằm các mục tiêu khác như hỗ trợ bán hàng, triển khai các chính sách kênh phân phối và quảng cáo trực tiếp sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của chủ đầu tư.

5. Quy trình tổ chức sự kiện:

Công việc tổ chức một sự kiện giống như bạn đang chơi một trò chơi ghép hình và người chơi ghép hình vậy. Nó chỉ có thể thành công khi bạn có thể ghép hoàn chỉnh bức tranh đó bằng hàng trăm, hàng ngàn những mẩu nhỏ chi tiết.


Có rất nhiều các loại sự kiện khác nhau, với mỗi loại sự kiện lại có những mục đích và vai trò khác nhau trong chiến lược chung của doanh nghiệp. Thế nhưng, dù là loại hình sự kiện nào muốn thành công đều phải tuân theo một quy trình và cách thức tổ chức nhất định.

Một quy trình tổ chức sự kiện “CHUẨN” bao gồm những nội dung sau:

***Giai đoạn trước khi diễn ra sự kiện:

+ Hiểu biết về thương hiệu/ nhãn hiệu của chủ đầu tư tổ chức sự kiện

+ Nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng và liên quan đến sự kiện như mục tiêu, ngân sách, nhân lực, vật lực,…

+ Hình thành chủ đề và lập kế hoạch tổng thể cho sự kiện

+ Chuẩn bị tổ chức sự kiện bao gồm thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện, nhân lực, thiết bị, ngân sách,….

+ Xúc tiến và quảng bá sự kiện

*** Giai đoạn thực hiện sự kiện:

+ Tổ chức đón tiếp và khai mạc sự kiện

+ Tổ chức điều hành các diễn biến chính của sự kiện

+ Tổ chức phục vụ ăn uống trong sự kiện

+ Tổ chức phục vụ lưu trú và vận chuyển trong sự kiện

+ Tổ chức thực hiện các hoạt động phụ trợ trong sự kiện

+ Xác định tập đối tượng công chúng mục tiêu mà sự kiện hướng tới

*** Kết thúc sự kiện và giải quyết các công việc sau sự kiện bao gồm:

+ Xúc tiến và quảng bá sự kiện

+ Quan hệ với các nhà cung cấp dịch vụ bổ trợ cho sự kiện

+ Quản trị tài chính trong tổ chức sự kiện

+ Chăm sóc khách hàng

Ngoài ra trong quá trình thực hiện sự kiện bạn cần phải có phương án dự phòng và giải quyết các sự cố trong tổ chức sự kiện cũng như đảm bảo vệ sinh, an toàn và an ninh trong suốt quá trình diễn ra sự kiện, …

Chú ý: Các công việc như trên chỉ phân chia mang tính tương đối, hơn nữa trong mỗi công việc còn bao gồm nhiều phần việc nhỏ và chi tiết khác nữa.


6. Các thành phần tham gia vào sự kiện

Là các cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp trực tiếp hoặc gián tiếp tham gia vào một hoặc nhiều công việc, hoạt động, diễn biến của sự kiện. Người tham gia sự kiện bao gồm các nhóm chính:

+ Nhà đầu tư sự kiện, các nhà tài trợ sự kiện;

+ Nhà tổ chức sự kiện;

+ Nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ tổ chức sự kiện như cung cấp dịch vụ, cung cấp hàng hóa cho sự kiện do nhà tổ chức sự kiện thuê,…

+ Khách mời tham gia sự kiện;

+ Khách vãng lai tham dự sự kiện;

+ Chính quyền và cư dân nơi sự kiện diễn ra.



Với các bạn trẻ, con đường sự nghiệp của mỗi người luôn không phải lúc nào cũng bằng phẳng như lúc các bạn còn ngồi trên ghế nhà trường. Để trở thành một người giỏi trong bất kỹ lĩnh vực ngành nghề nào, bạn phải thực sự rất cố gắng, nắm bắt mọi cơ hội có được và có sự chuẩn bị tốt nhất cho con đường sự nghiệp của mình.

Ngành sự kiện là một ngành rất đặc biệt với vô số hào quang sân khấu vây quanh. Nhưng rất ít người có thể đạt được thành công và sống lâu dài với ngành này nếu không có sự cố gắng và đam mê cháy bỏng. Bằng cách nâng cao chuyên môn, nhận thức và thái độ đúng đắn với ngành, các nhà tổ chức sự kiện có thể đoàn kết và cùng nhau phát triển ngành tổ chức sự kiện tại Việt Nam - một ngành nghề sôi động và đầy thử thách.

GTOMedia
 
>