Dù muốn hay không, bất cứ ngành nghề nào cũng có rủi ro. Nếu bạn chuẩn bị các phương án dự phòng cho rủi ro thì đó gọi là rủi ro có kiểm soát, còn nếu rủi ro xảy ra bất ngờ và không nằm trong kế hoạch dự tính của bạn thì đó gọi là rủi ro bất ngờ.

Hôm nay, GTO Media sẽ không nói với bạn về những rủi ro thường gặp trong sự kiện, mà ad muốn mách nhỏ bạn 1 số bí kíp để bạn luôn trong tư thế “lên dây cót” đối phó với rủi ro trong nghề.

1. Thời tiết dù có thất thường, con người vẫn là yếu tố kiểm soát số 1

Sự kiện ngoài trời thường chịu yếu tố rủi ro của thời tiết nhiều nhất, dù sao thì “Nắng mưa là chuyện của trời, kế hoạch dự phòng là chuyện của I-pờ-len-nờ!”. Các phương án đối mặt với thời tiết như sau: làm nhà bạt che chắn toàn bộ khu vực nghi lễ sự kiện; bao bọc chống thấm nước thiết bị kỹ thuật; trang bị dù che di động; trải pallet dưới nền đất trước khi trải thảm; gắn rào chắn an toàn, bố trí bảo vệ túc trực xuyên suốt khu vực sự kiện để tránh mất mát tài sản; gia cố chắc chắn các thiết bị trên cao, có kích thước/khối lượng lớn để phòng gió mạnh;...Nếu làm sự kiện ngoài trời ngay vào thời điểm mùa mưa tại địa phương thì E-Planner hãy nên back-up sân khấu trong nhà nữa, phòng trường hợp mưa quá “dữ” thì khách còn có chỗ trú tránh an toàn nhé.

2. Báo động S-O-S

Với các sự kiện có quy mô quốc gia, quốc tế; đặc biệt có các khách mời thuộc Chính Phủ, Nguyên thủ quốc gia, Bộ ban ngành Trung ương, Đại sứ quán các nước,....thì nhất định phải trang bị đội An ninh-vệ sĩ, xe cứu hỏa, xe cứu thương, lối thoát hiểm, phương án rà soát bom mìn xung quanh khu vực tổ chức, phương án kiểm tra vật dụng mang vào/ra hiện trường để ngăn chặn các vật có tính sát thương. “Rào chắn” an ninh bảo vệ khách mời trên đường di chuyển đến nơi sự kiện cũng cần siết chặt để đảm bảo an toàn tối đa nhé.

3. 500 Anh Em kỹ thuật ơi! Ra tay cứu cánh nào!

Để tránh sự cố kỹ thuật trong quá trình diễn ra chương trình, cả ekip cần kiểm tra kỹ nguồn điện và hệ thống nguồn đấu nối với trang thiết bị âm thanh – ánh sáng, cần lắm máy phát điện dự phòng luôn sẵn sàng trong tình huống cúp điện bất chợt. Theo ad thấy thì quy trình Rehearsal (Tổng kiểm duyệt trước chương trình) là vô cùng cần thiết, khi đó Nhân sự và Thiết bị Kỹ thuật được connect với nhau trước, đây cũng là thời gian để cả ekip cùng tập dượt và phát hiện “lỗ hổng” để kịp thời điều chỉnh.

4. Thay đổi kịch bản Phút 89 không “vui” như ghi bàn Phút 89 đâu nhé!

*Nguyên nhân thay đổi Kịch bản:

- Sự phân bổ thời gian không hợp lý. Điển hình thời gian dự trù cho từng phần trong bản kế hoạch bị lệch quá nhiều so với thời gian diễn ra sự kiện trong thực tế;

- Nhà cung cấp không đảm bảo tiến độ công việc như kế hoạch;

- Sự cố trễ giờ của nhân sự thuộc ekip;

- Thời tiết khắc nghiệt;

- Khách mời VIP thông báo không thể tham gia vào phút chót hoặc xuất hiện vị khách bất ngờ;

- Sự cố nghiêm trọng, liên quan đến S-O-S; v....v.....

Bạn không thể thay đổi nghịch cảnh nhưng có thể tìm cách khắc phục nó, hãy luôn sẵn sàng cập nhật Kịch bản liên tục theo yêu cầu của sự kiện bằng cách: thông báo thời gian có mặt của ekip sớm hơn 30-45 phút trước khi diễn ra chương trình; thảo luận cùng team để có phương án thay đổi kịch bản hợp lý nhất; có check-list công việc và timeline thực hiện để chuẩn bị phương án back-up trong trường hợp bất khả kháng; linh động hoán đổi các hoạt động “không quá quan trọng” (như biểu diễn văn nghệ, chơi minigame, tặng quà,...) trong chương trình để đảm bảo các hoạt động chính diễn ra đúng kế hoạch;...

Hãy luôn nhớ rằng:

“Thất bại trong việc chuẩn bị là chuẩn bị cho sự thất bại, muốn thành công thì hãy chuẩn bị thật kỹ.

May mắn = Cơ hội + Sự chuẩn bị + Hành động: Đừng chờ cuộc sống cho ta cơ hội, hãy biết tự tạo ra sự may mắn cho chính mình”. Ad khẳng định không một nghề nghiệp nào là không có rủi ro. Rủi ro nghệ nghiệp chưa hẳn có ý nghĩa tiêu cực nếu là rủi ro được lường trước và có chuẩn bị, đó sẽ là cơ hội để người điều phối tiến gần đến thành công hơn.